7 consejos para reuniones en línea seguras con Microsoft Teams


El trabajo remoto e híbrido se ha convertido en la nueva norma para muchos empleados en todo el mundo. De hecho, la colaboración diaria continúa llevándose a cabo de manera virtual. A raíz de esto, surge una preocupación: ¿cómo puedes asegurarte de que estás colaborando de forma segura? Independientemente de que estés organizando reuniones virtuales, llevando a cabo un grupo diario y chat 1:1, compartiendo documentos, o siendo co-autor en un documento en tiempo real: ¡Microsoft Teams permite una colaboración segura!

No pretendemos que aprendas a utilizar solo esta herramienta, la tecnología ha sido creada para facilitar las tareas diarias. Por tanto, ASP se esfuerza por facilitar herramientas para todas tus labores. 1. Controla quién puede unirse a las reuniones de Microsoft Teams Los organizadores de la reunión pueden cambiar la configuración de los participantes de la misma a través de la página web Opciones de la reunión. En Equipos, vaya a su calendario, seleccione una reunión y, a continuación, seleccione Opciones de reunión. Desde ahí puedes cambiar ciertas configuraciones como quién debe ser admitido en la reunión y quién puede omitir la sala de espera para unirse a ella directamente. Además, puedes establecer los participantes que pueden unirse con el rol de moderador para presentar contenido y quiénes deben unirse como asistentes estándar. Otro control útil para las reuniones grandes, es la capacidad de evitar que los asistentes activen su propio micrófono, esto es particularmente útil cuando la reunión será dirigida por participantes específicos. Tenga en cuenta que su organización controla la configuración predeterminada del participante. 2. Minimiza las interrupciones de las reuniones silenciando a los asistentes individuales o a todos los asistentes de la reunión Para evitar interrupciones de reuniones, intencionadas o accidentales, como organizador de reuniones tienes la capacidad de silenciar a los asistentes individuales o a todos los asistentes de la reunión. Si un asistente deja su micrófono sin silenciar mientras está ausente, puedes silenciar a ese participante desde el panel de participantes. Durante las reuniones grandes dirigidas por oradores designados, como un ayuntamiento o una conferencia, la capacidad de silenciar a todos los asistentes garantiza que los presentadores no se interrumpan accidentalmente. 3. Determina quién puede presentar contenido o compartir su pantalla en la reunión de los equipos Como organizador de la reunión, puedes determinar quién tiene la capacidad de presentar contenido o compartir su pantalla dentro de la reunión. Al comenzar, puedes seleccionar un participante a través del panel de participantes para asignar el rol de moderador. Esto es muy útil cuando tienes participantes externos que asisten a la reunión y que serán moderadores temporalmente. 4. Finaliza la reunión de los equipos para todos los asistentes a la vez A veces, las reuniones deben terminar sin permitir que los participantes permanezcan. Para ello, la opción de Finalizar reunión para todos los asistentes es ideal. Suele aplicarse en entornos de reuniones grandes, como un ayuntamiento, una conferencia, o una clase de seminario web para garantizar que los asistentes no permanezcan en la reunión. Una vez que una reunión ha terminado, en lugar de hacer clic en Dejar, seleccione la lista desplegable situada junto a ella y haga clic en Finalizar reunión. También puede acceder a los controles de la reunión, hacer clic en más opciones (...) y seleccionar Finalizar reunión. 5. Crea un equipo con mayor seguridad Si alguno de los contenidos almacenados o discutidos dentro del equipo puede considerarse confidencial para la empresa, como detalles financieros o información clasificada del proyecto, se recomienda aplicar mayores protecciones a ese equipo para garantizar la seguridad del contenido. Esto se puede lograr mediante la creación de un nuevo equipo y la aplicación de una etiqueta de confidencialidad creada por TI. Al aplicar una etiqueta de confidencialidad a su equipo, aplica automáticamente las protecciones configuradas al equipo. Al crear un nuevo equipo, en el panel de confidencialidad y privacidad, selecciona la lista desplegable en Sensibilidad y selecciona una etiqueta de confidencialidad. Como recordatorio, siempre es mejor consultar con su organización o departamento de TI, acerca de cómo se debe almacenar la información confidencial del negocio. 6. Crea un canal privado A veces, es necesario compartir información confidencial dentro de un equipo como detalles de un proyecto o plan estratégico, cosas que no requieren de protección holística del equipo. En lugar de crear un nuevo equipo, puede crear un canal privado dentro de un equipo existente, al que solo puedan acceder los miembros designados. Esta es una excelente manera de proporcionar una capa de seguridad para proteger la información confidencial del negocio sin crear un nuevo equipo. Para crear un canal privado, ve al equipo y elige más opciones (...), selecciona Agregar canal, y proporciona nombre y descripción. Luego en Privacidad, selecciona la flecha desplegable para especificar que el canal es Privado: accesible solo para un grupo específico de personas dentro del equipo. Una vez creado, puede agregar propietarios de canales privados adicionales y hasta 250 miembros. 7. Ayuda a proteger los datos confidenciales en los equipos Microsoft Teams admite directivas de protección de datos para ayudar a proteger la información confidencial en caso de ser compartida accidentalmente o inadvertidamente. Al colaborar en un Teams 1:1 o chat de canal, puede bloquear un mensaje si el mismo contiene información que cumple con las características de la información confidencial de su organización. Si su mensaje está bloqueado, podrá ver un enlace en el que se puede hacer clic a ¿Qué puedo hacer? Al hacerlo, se mostrará una sugerencia de directiva creada por su organización que le dirá por qué el contenido de ese mensaje se considera confidencial para la empresa. Las sugerencias de directiva están diseñadas para ayudar al remitente a comprender por qué cierto contenido se considera confidencial para la empresa. Esperamos que estos consejos de colaboración en línea segura le ayuden a seguir siendo productivo mientras se adapta al trabajo remoto e híbrido. Gracias por la confianza. ¡Hasta luego!

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